Die digitalen Dokumente müssen alle im
„Portable Document Format Archivable" (PDF/A) eingereicht werden.
Achten Sie daher bei der Vorbereitung Ihrer Dokumente darauf, dass diese im
PDF/A-Format vorliegen. Abweichend davon vorliegende digitale Dokumente werden im PDF/A-Format nachgefordert. Nur im PDF/A-Format vorliegende digitale Dokumente sind für die Langzeitarchivierung geeignet und gesetzlich für die elektronische Übermittlung zugelassen.
Ergänzende Erläuterungen zum PDF/A-Format:
Für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, also die langfristige Aufbewahrung von digitalen Dokumenten, wird das sog. PDF/A-Format verwendet.
Es basiert auf dem bekannten PDF-Format, wurde jedoch von der International Organization for Standardization (ISO) standardisiert, um sicher zu stellen, dass Dokumente auch nach vielen Jahren noch lesbar und unverändert sind.
PDF/A-Dokumente weisen folgende Merkmale auf:
- Keine Verschlüsselung
- Keine Audio- und Video-Inhalte
- Farben und Schriften müssen so definiert sein, damit Sie auch in Zukunft noch korrekt dargestellt werden können
- Keine externen Verweise
Alle Formate und Inhalte in einem Dokument müssen so eingebettet sein, dass auch in Zukunft für deren Darstellung keine externe Ressource benötigt wird.
An der Datei-Endung ".pdf" ist jedoch nicht erkennbar, ob es sich um eine Datei im herkömmlichen PDF-Format handelt oder ob es sich um eine Datei im PDF/A-Format handelt. Um das zu erkennen, erscheint in den meisten Softwareprodukten, die PDF-Dateien lesen können, am oberen Rand ein farblich markierter Hinweis, auf die PDF/A-Konformität.
Anbei ein Beispiel:
Die Darstellung unterscheidet sich von Softwareprodukt zu Softwareprodukt.
Microsoft-Office-Produkte (bspw. Word und Excel) sowie LibreOffice bieten die Möglichkeit, Dokumente direkt im PDF/A-Format abzuspeichern. Über die folgende oder eine ähnliche Befehlsfolge kann mit den unterschiedlichen Software-Produkten und -ständen eine PDF/A-Datei erzeugt werden:
"Datei" -> "Exportieren" -> "PDF/XPS-Dokument erstellen" -> Dateityp "PDF (*pdf)" -> PDF-Option "ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)" über das Optionsfeld auswählen -> OK.
Kostenlose PDF-Konverter bieten die Möglichkeit, eine herkömmliche PDF-Datei in eine PDF/A-Datei umzuwandeln. In der Regel wird in einem solchen PDF-Konverter die PDF-Datei geöffnet und über Befehlsfolgen wie bspw. "Datei" -> "Speichern unter" -> Speicherort festlegen -> Dateityp "PDF/A Dokument (*pdf)" umgewandelt.
CAD-Programme bieten ebenfalls in der Regel die Möglichkeit, aus einer Datei im DWG-Format eine Datei im PDF/A-Format zu erzeugen. Dies erfolgt meist ebenfalls über Befehle wie "Exportieren" oder "Speichern". In einigen Anwendungen ist auch der Befehl "Plotten" hierfür auszuwählen, gefolgt von Parametern, die für diesen Plot auszuwählen sind.
Im Internet gibt es für die jeweiligen Softwareprodukte zahlreiche Hilfestellungen für die Umwandlung von Dateien unterschiedlicher Formate in eine PDF/A-Datei.
